Einführung

Mit der Funktion „Angebote“ können Sie die Einzelheiten von über BearingNet versendete Angeboten in Bezug auf Ihr Unternehmen ansehen. Damit Sie das System „Angebote“ optimal nutzen, sollten Sie Ihren Lagerbestand auf BearingNet hochgeladen haben und sicherstellen, dass er regelmäßig aktualisiert wird. Angebote werden gegliedert in Anfragen, die an Ihr Unternehmen gerichtet wurden (Verkauf) und solche, die von Ihrem Unternehmen erstellt wurden (Einkauf).

Einkauf und Verkauf werden dann unterteilt in „Erhaltene“ und „In Bearbeitung“. Sie können auf Angebote über BearingNet antworten, das System wird alle gesendeten und empfangenen Nachrichten aufzeichnen. Ebenso werden E-Mails verschickt (jedoch können Benutzer gegebenenfalls diese Funktion ausschalten). Auch können bestimmten Benutzern in Ihrem Unternehmen Angebote für bestimmte Unternehmen und Länder zugeordnet werden. Zum Beispiel können Sie einen Benutzer so einrichten, dass er alle Angebote von Firmen aus Europa oder von allen Firmen, deren Name mit „A“ beginnt, erhält.

Um Angebote anzuzeigen, klicken Sie auf „Angebote“, es wird dann die Seite „Angebote“ angezeigt. Beim erstmaligen Aufruf der Seite „Angebote“ werden Ihnen sämtliche neue Angebote angezeigt, die Sie erhalten haben, ähnlich Ihrem E-Mail-Posteingang. Wenn Sie keinen Lagerbestand hochgeladen haben, bleibt dieser Posteingang immer leer. Die Überschrift „Erhaltene Anfragen“ unter „Verkauf“ ist hervorgehoben, um zu zeigen, dass dies gewählt ist. Anfragen für Angebote, die von Ihrem Unternehmen gestellt wurden, werden in der Suchseite unter „Einkauf“ angezeigt. Sämtliche ungelesene Anfragen werden in Fettschrift angezeigt.

Wenn Sie „Alle Angebote per Fax oder E-Mail senden“ im Abschnitt „Firmeneinstellungen“ in „Ihr Konto“ gewählt haben, werden alle Angebote per E-Mail an Sie gerichtet, und sie sind im Abschnitt „In Arbeit“ des Angebotssystems enthalten. Sie gelten nicht als „Neue Anfragen“, und infolgedessen wird der Posteingang „Neue Anfragen“ auf Ihrem Start-Bildschirm immer auf Null stehen.

Das System „Angebote“ ist darauf ausgelegt, immer automatisch mit dem eingeloggten Benutzer zu funktionieren. Bitte lesen Sie dazu weiter unter dem Abschnitt „Automatisch Angebote auf Benutzer übertragen“.

In der oben angeführten Abbildung wurde „Verkauf in Arbeit“ gewählt. Darunter werden alle laufenden Anfragen (einschließlich neuer und gespeicherter) angezeigt, die Sie von anderen Firmen erhalten haben. Bitte beachten Sie, dass jedes Angebot mit „Verkauf“ versehen ist, „An“ wird vor dem Firmennamen angezeigt. Sämtliche unter „Einkauf“ angeführte Angebote sind mit „Einkauf“ vor der Artikelnummer und „Von“ vor dem Firmennahmen versehen. Klicken Sie auf einen der 5 Titel, um Folgendes anzuzeigen:

• Erhaltene Anfragen: Zeigt Anfragen für Angebote für von Ihnen aufgeführten Lagerbestand an (d.h., Artikel, die Sie verkaufen)
• Verkauf in Arbeit: Zeigt alle laufenden Anfragen an, einschließlich neuer und gespeicherter Anfragen (alle betreffend Ihre Verkäufe)
• Alles anzeigen: Alle Anfragen, die an Ihr Unternehmen gerichtet wurden, und alle Angebote, die von Ihrem Unternehmen erstellt wurden.
• Erhaltene Angebot: Zeigt die Antworten auf Ihre Anfragen für Angebote von anderen Firmen (d.h. Artikel, die Sie kaufen). Das könnte ein Preisangebot sein, oder der Verkäufer könnte um weitere Angaben bitten.
• Einkauf in Arbeit: Zeigt alle laufenden Angebote an, einschließlich neuer und gespeicherter Angebote.

Die in Klammer angegebene Zahl nach dem Titel zeigt die Anzahl der ungelesenen Angebote an, die eine Aktion oder Antwort erfordern. Diese Angebote werden in Fettschrift angezeigt, bis Sie auf das jeweilige Angebot klicken.

Ein Angebot anzeigen

Um ein Angebot anzuzeigen, klicken Sie auf die Artikelnummer. Wenn Sie in „Erhaltene Anfrage“ sind und auf die Artikelnummer klicken, wird dies eine Anfrage für ein Angebot sein, daher erscheint die Seite mit der Option „Schnellangebot“ gewählt, wie folgt:

Schnellangebot

Dies ist eine einfache Methode, um auf Anfragen für ein Angebot zu beantworten. Füllen Sie für ein Schnellangebot die Felder aus, fügen Sie gegebenenfalls eine Nachricht hinzu und klicken Sie auf „Senden“. Wenn Ihr Benutzerkonto auf „Angebotsbestätigungsfenster zeigen“ eingerichtet ist (siehe „Benutzereinstellungen“), werden Angebote in einem zum Ausdrucken geeigneten Format mit einer Schaltfläche „Weiter“ angezeigt. Sie kehren dann wieder auf die Liste der Angebote zurück. Wenn das Unternehmen, das die Anfrage stellt, seine Benutzerkonten auf „E-Mails für Angebote erhalten“ eingerichtet hat, werden ebenso E-Mails an solche Firmen verschickt.

Antwort hinzufügen und „Es kann kein Angebot erstellt werden“.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder das Angebot besprechen möchten, können Sie auf „Antwort hinzufügen“ klicken. Wenn Sie kein Angebot abgeben können, klicken Sie auf „Es kann kein Angebot erstellt werden“. In beiden Fällen können Sie gegebenenfalls nur das Nachrichtenfeld ausfüllen (andere Felder sind in Grau angezeigt, da sie nicht relevant sind), und klicken Sie anschließend auf „Senden“. Wenn das Unternehmen, an das die Nachricht gerichtet ist, seine Benutzerkonten auf „E-Mails für Angebote erhalten“ eingerichtet hat, werden ebenso E-Mails an solche Firmen verschickt.

Angebot versenden (per Fax oder E-Mail) (Das Angebot wird Ihnen per Fax oder E-Mail zugeschickt)

Mit dieser Auswahlmöglichkeit können Sie dem anfragenden Unternehmen mitteilen, dass Sie es außerhalb des BearingNet-Systems kontaktieren werden.

Wenn Sie sich in „Erhaltene Angebote“ (Einkauf) befinden und auf eine Artikelnummer klicken, dann wird Ihnen ein Nachrichtenfeld angezeigt, damit Sie eine Nachricht senden können.

Wenn ein Schnellangebot (oder eine Antwort) verschickt wird, können Sie mit Klicken auf die Artikelnummer die Details sämtlicher zuvor erstellter Schnellangebote wie auch ein Nachrichtenfeld zum Ausfüllen anzeigen. Ebenso wird Ihnen unten eine Liste der Nachrichten, die zwischen Ihnen und dem anderen Unternehmen ausgetauscht wurden, in Reihenfolge des Datums angezeigt.

Die Details der ursprünglichen Anfrage werden in der Tabelle oben auf der Seite aufgeführt. Indem Sie auf „Daten – Klicken Sie hier für weitere Informationen“ klicken, können Sie weitere Angaben über das andere Unternehmen erhalten. Um dieses Feld auszublenden, klicken Sie auf „Einzelheiten ausblenden“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurück“, um auf Ihren ursprünglichen Ausgangspunkt auf der Liste der Angebote zurückzukehren.

Angebotssuche

Mit Klicken auf „Angebotssuche“ haben Sie Zugang zu einer Suchfunktion. Damit können Sie all Ihre Angebote für einen bestimmten Artikel durchsuchen.

Filtern nach

Die Seite „Angebote“ ist standardmäßig darauf eingestellt, alle neue Anfragen für alle Benutzerkonten von Ihrem Unternehmen und von allen Unternehmen, die Anfragen gesendet haben, anzuzeigen. Sie können Angebote nach einem jeweiligen Benutzer oder einer bestimmten Firma anzeigen. In der Aufklappliste „Filtern nach“ werden Ihnen die Namen der Mitarbeiter angezeigt, denen Angebote zugeordnet sind, und die Namen aller Unternehmen, an die Ihr Unternehmen Angebote gerichtet hat.

Um Angebote für einen Mitarbeiter anzuzeigen, wählen Sie den entsprechenden Namen aus der Aufklappliste, die Seite wird dann mit den zutreffenden Angeboten aktualisiert. Um Angebote für ein Unternehmen anzuzeigen, wählen Sie den entsprechenden Firmennamen aus der Aufklappliste, es werden Ihnen dann alle Angebote für das entsprechende Unternehmen angezeigt. Filter bleiben so lange gesetzt, bis Sie sie wieder in der Auswahlliste deaktivieren, indem Sie auf „Alle Mitarbeiter“ und „Alle Firmen“ zurücksetzen.

Aktion

Hier können Sie Angebote speichern oder löschen. Mit Löschen bewahren Sie Ordnung in Ihrem Posteingang. Normalerweise werden alle Angebote nach 21 Tagen Inaktivität gelöscht. Um ein Angebot länger aufzubewahren, müssen Sie es speichern. Bitte beachten Sie, dass gespeicherte Angebote nicht gelöscht werden. Daher sollten Sie gegebenenfalls gespeicherte Angebote regelmäßig löschen.

Speichern

Mit Speichern wird ein Angebot nicht automatisch nach 21 Tagen Inaktivität gelöscht. Klicken Sie auf „Speichern“ in der Aufklappliste, markieren Sie das Kästchen des jeweiligen Angebots und klicken Sie auf „OK“. Gespeicherte Angebote werden mit einem Disketten-Symbol rechts angezeigt.

Löschen

Klicken Sie auf „Speichern“ in der Aufklappliste, markieren Sie das Kästchen des jeweiligen Angebots und klicken Sie auf „OK“. Bitte beachten Sie, dass das Partnerunternehmen immer noch auf Ihre Gespräche antworten kann (obwohl das Angebot als gelöscht markiert ist). In diesem Fall wird das Angebot wieder automatisch aktiviert.

Übertragen auf

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie viele Angebote und mehrere Benutzer in Ihrem Unternehmen haben. Mit „Übertragen auf“ in der Auswahlliste „Aktion“ können Angebote zwischen Benutzern übertragen werden. Wählen Sie anschließend den entsprechenden Benutzer in der Auswahlliste „Übertragen auf“, markieren Sie die Kästchen der zutreffenden Angebote und klicken Sie auf „OK“. Beachten Sie bitte, dass die Auswahlliste „Übertragen auf“ nur dann aktiviert wird, wenn in „Aktion“ „Übertragen an“ gewählt wurde. Sie können in den Aufklapplisten „Filtern nach“ wählen, um sich Angebote anzeigen zu lassen, die bestimmten Benutzern zugeordnet wurden.

Angebot versenden (per Fax oder E-Mail) (Das Angebot wird Ihnen per Fax oder E-Mail zugeschickt)

Mit dieser Auswahlmöglichkeit können Sie dem anfragenden Unternehmen mitteilen, dass Sie es außerhalb des BearingNet-Systems kontaktieren werden.

Automatisch Angebote auf Benutzer übertragen

Wenn Ihr BearingNet-Konto anfänglich eingerichtet wird, wird ein Benutzer als der derzeitige Verkaufskontakt markiert. Um abzufragen, wer in welchem Unternehmen oder Land zuständig ist, klicken Sie entweder auf den Link „Einstellungen Verkaufskontakt“ oben auf der Seite oder klicken Sie auf den Reiter „Ihr Konto“ und wählen Sie dann „Einstellungen Verkaufskontakt“. So fragen Sie ab, wer die Kontaktperson in Ihrem Unternehmen für den Empfang von Angeboten für jeweils auf BearingNet aufgeführte Unternehmen ist. Das wird in alphabetischer Reihenfolge der Unternehmen angezeigt, doch können Sie auf den Link oben klicken, um nach Land anzuzeigen.

Sie können eingehende Angebote einem Benutzer nach bestimmten Unternehmen, einer bestimmten Region oder einem Land zuordnen.

Um einem Benutzer die Verantwortung für Angebote eines bestimmten Unternehmens zuzuordnen, wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Aufklappliste „Einen Benutzer auswählen“, markieren Sie das Kästchen neben dem Firmennamen und klicken Sie auf „OK“ unten auf der Seite.

Damit einem bestimmten Benutzer Angebote aus einer Region oder einem Land zugewiesen werden, klicken Sie auf den Link „Nach Land wählen“, und die Seite wird Regionen und Länder in alphabetischer Reihenfolge aufführen. Der Link wird dann auf „Nach Unternehmen auswählen“ wechseln, damit Sie auf die Liste der Unternehmen zurückkehren können. Sie können die Länder durchgehen, indem Sie auf die Buchstaben oben oder unten auf der Seite klicken. Wählen Sie dann den Benutzer aus der Auswahlliste, klicken Sie das Kästchen neben der gewünschten Region bzw. dem gewünschten Land und klicken Sie auf „OK“. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für zum jeweiligen Zeitpunkt auf BearingNet verfügbare Firmen oder Länder funktioniert. Firmen, die später BearingNet beitreten, müssen dem Benutzer separat zugeordnet werden, es sei denn, Sie haben bereits die Regel unter „Regeln“ „Ansprechpartner Verkauf“ unter „Ihr Konto“ festgelegt. In diesem Fall gilt die Regel automatisch für alle neuen Firmen, die BearingNet beitreten.

Benutzereinstellungen

Jeder Benutzer darf auch einige Einstellungen für Angebote unter „Benutzereinstellungen“ im Reiter „Ihr Konto“ ändern. Hier können Sie wählen, ob Sie E-Mails für „Neue Anfragen“, „Antworten“ und „Nicht lieferbar“ erhalten möchten und ob Sie „Angebotsbestätigungsfenster anzeigen“ möchten (zum Ausdrucken nützlich).

Über die „Benachrichtigungs-Stufe“ können Sie wählen, ob Sie eine kurze E-Mai-Benachrichtigung erhalten möchten, dass es im BearingNet Anfragen für Sie zur Überprüfung (E-Mail-Benachrichtigung) gibt, oder ob Sie eine komplette E-Mail mit allen Einzelheiten des Angebots (E-Mail volle Details) erhalten möchten.