Wprowadzenie

System zapytań ofertowych pozwala Ci na przeglądanie zapytań dotyczących Twojej firmy, które są wysyłane za pośrednictwem BearingNet. Aby w pełni z niego skorzystać, Twój inwentarz powinien być umieszczony na naszej stronie oraz powinieneś pamiętać aby przeprowadzać jego regularną aktualizację.

Zapytania ofertowe (zawierające wycenę części, itp.) są podzielone na te wysłane do Twojej firmy przez innych użytkowników BearingNet (dotyczące głównie prowadzonej przez Ciebie sprzedaży) oraz na te wysłane przez Twoją firmę (np. kiedy chcesz dokonać kupna danego produktu od jednej z firm).

Kupno oraz sprzedaż są dalej podzielone na kategorie: ‘Skrzynka odbiorcza’ oraz ‘W trakcie’. Możesz odpowiedzieć na zapytania poprzez BearingNet, a system zachowa wszystkie wysłane oraz otrzymane wiadomości.

Wiadomości email zostaną również wysłane (chociaż użytkownicy mają możliwość wyłączenia tej opcji). Możesz przydzielić danym użytkownikom w Twojej firmie otrzymywanie zapytań i wiadomości od danych krajów i firm. Na przykład, możesz posiadać jedno konto użytkownika do odbierania wiadomości z firm w Europie lub od wszystkich firm, których nazwa rozpoczyna się na literę ‘A’.

Aby zobaczyć zapytania ofertowe, kliknij na link ‘Zap ofertowe’ a następnie wyświetli się strona z zapytaniami ofertowymi. Kiedy po raz pierwszy odwiedzisz tę stronę, podobnie jak Twoja poczta email, pokaże Ci ona wszystkie otrzymane zapytania dotyczące Twoich produktów. Jeżeli nie posiadasz na naszej stronie żadnego załadwanego inwentarza, wówczas skrzynka odbiorcza pozostanie pusta. Nagłówek ‘Skrzynka z zapytaniami' pod kategorią ‘Sprzedaż’ jest podkreślona, aby pokazać, że ta podstrona jest aktualnie włączona. Wszelkie prośby o wysłanie zapytania ofertowego ze strony Twojej firmy pojawią się na podstronie ‘Zakupy’. Wszystkie zapytania, które nie zostały jeszcze przeczytane będą zaznaczone grubą czcionką.

Jeżeli wybrałeś ‘Wyślij mi wiadomość fax lub e-mail w sprawie: Nowe zapytania’ w sekcji ‘Ustawienia firmowe’ widocznej w menu ‘Twoje konto’, wszystkie zapytania ofertowe będą wysłane do Ciebie pocztą email i będą zawarte w sekcji ‘W Trakcie’ w systemie wiadomości. Nie jest to brane pod uwagę jako nowe zapytanie, dlatego też skrzynka odbiorcza z ‘nowymi zapytaniami’ na Twojej stronie tytułowej będzie zawsze w tym wypadku pusta.

System zapytań ofertowych został stworzony, aby pracować automatycznie z użytkownikiem,który jest zalogowany. Po więcej informacji, proszę sprawdzić sekcję zatytułowaną ‘Automatycznie przesyłanie wiadomości do użytkowników’.

Na powyższym obrazku, w sekcji sprzedaż została wybrana opcja ‘W trakcie’. Pokazuje ona wszystkie aktualne zapytania (zarówno nowe jak i zapisane) skierowane do Ciebie przez inne firmy. Pamiętaj, że każda wiadomość jest oznaczona jako ‘Sprzedaż’, a słowo ‘Do’ ukazuje się przed nazwą firmy kupującej. Jakiekolwiek zapytanie w sekcji ‘Zakupy’ będzie oznaczone jako 'Kupno' przed numerem seryjnym części oraz 'Od' przed nazwą firmy sprzedającej. Kliknij na jeden z 5 nagłówków, aby strona została wyświetlona w następujący sposób:

Skrzynka z zapytaniami: Pokazuje zapytania ofertowe, otrzymane od innych firm (np. inwentarz, który sprzedajesz).

Sprzedaż w trakcie: Pokazuje aktualne zapytania, zawiera nowe oraz zachowane wiadomości.

Pokaż Wszystko: Pokazuje wszystkie wysłane i otrzymane zapytania ofertowe.

Skrzynka Odbiorcza: Pokazuje odpowiedzi na Twoje zapytania ofertowe od innych firm (dotyczące produktów, które chcesz nabyć). Może to być wycena za produkt lub wiadomość od sprzedającego, który chce zasięgnąć więcej informacji.

Zakupy w trakcie: Pokazuje aktualne wysłane zapytania, zawiera nowe oraz zachowane wiadomości.

Numer w nawiasie pojawiający się po nagłówku, pokazuje liczbę wiadomości, które nie zostały przeczytane i wymagają udzielenia odpowiedzi. Te zapytania będą pogrubione, dopóki nie zostaną odczytane poprzez kliknięcie na poszczególne wiadomości.

Przeglądanie zapytań

Aby zobaczyć zapytanie, kliknij na daną część

Jeżeli znajdujesz się w ‘Skrzynce z zapytaniami’ i klikniesz na numer części, pojawi się strona z opcją ‘Szybka wiadomość’ jak poniżej:

Szybka wiadomość

Jest to łatwa forma udzielania odpowiedzi na zapytania ofertowe. Aby udzielić szybkiej odpowiedzi, wypełnij wskazane pola, oraz dodaj dodatkowe informacje jeśli wymagane, a następnie naciśnij na przycisk ‘Wyślij’. Jeżeli Twoje konto użytkownika jest odpowiednio ustawione, aby pokazywać stronę z potwierdzeniem (zobacz ‘Ustawienia użytkownika’), twoja wysłana wiadomość pojawi się w formacie gotowym do druku z przyciskiem ‘Kontynuuj’. Następnie powrócisz do listy z zapytaniami. Jeżeli firma, która poprosiła Cię o wysłanie oferty, ustawiła swoje konto tak, aby otrzymywać wysłane przez Ciebie informacje również w formie wiadomości email, oferta zostanie wysłana do niej również drogą e-mailową.

Wyślij odpowiedź oraz Nie jest możliwa odpowiedź na zapytanie ofertowe

Jeżeli potrzebujesz więcej informacji lub jeżeli chcesz przedyskutować z potencjalnym nabywcą dany produkt, możesz kliknąć na ‘Wyślij odpowiedź’. Jeżeli nie jesteś w stanie przesłać informacji, o które pyta dany klient kliknij na ‘Nie jest możliwa odpowiedź na zapytanie ofertowe’. Zawsze masz możliwość wypełnienia jedynie pola przeznaczonego na samą wiadomość (wszystkie inne pola są zaznaczone na szaro, gdyż nie są one potrzebne), a następnie kliknij na ‘Wyślij’. Jeżeli firma, która poprosiła Cię o wysłanie oferty, ustawiła swoje konto tak, aby otrzymywać wysłane przez Ciebie informacje również w formie wiadomości email, oferta zostanie wysłana do niej również drogą e-mailową.

Wyślemy wycenę faksem lub pocztą e-mail

Ta opcja informuje firmę, iż skontaktujesz się z nimi w danej sprawie bezpośrednio, bez korzystania z systemu BearingNet.

Jeżeli znajdujesz się w ‘Skrzynka odbiorcza’ (Zakupy) i klikniesz na numer części, wówczas pojawi się strona z polem, w którym możesz wpisać Twoją wiadomość.

Kiedy już szybka wiadomość zostanie wysłana, możesz kliknąć na numer danej części. Wtedy pojawi się strona z wiadomościami już wcześniej wysłanymi oraz kolejne pole z wiadomością, którą możesz wpisać. Ponadto lista wiadomości oraz wszelkiego rodzaju informacje przesyłane między Tobą, a daną firmą również pojawią się na dole, posortowane według daty.

Szczegóły wysłanego zapytania będą się znajdowały w tabelce na górnej części strony. Możesz również dowiedzieć się więcej na temat danej firmy klikając na ‘Dane - Kliknij tutaj, aby otrzymać więcej informacji’. Aby ukryć te informacje, kliknij na ‘Ukryj dane’.

Naciśnij na przycisk ‘Poprzednia’, aby powrócić do pozycji wyjściowej na liście zapytań.

Wyszukiwanie zapytań

Kliknięcie na nagłówek ‘Szukanie zapytania ofertowego’ wyświetla opcję, która pozwoli Ci na wyszukanie wszystkich Twoich wiadomości i informacji na temat jednego, konkretnego produktu.

Sortuj według

Strona z wiadomościami domyślnie pokazuje wszelkie nowe zapytania ze wszystkich kont użytkowników w Twojej firmie oraz wszystkie firmy, które wysłały zapytania do Ciebie. Możesz wyświetlić wiadomości dla danego użytkownika lub danej firmy. Lista z opcją ‘Sortuj według’ podaje imiona osób z personelu, które mają otrzymywać dane wiadomości oraz wszystkie firmy, z którymi prowadzisz korespondencję na temat produktów i części.

Aby wyświetlić dane wiadomości wysyłane do danego członka personelu, kliknij na jego imię wybrane z listy. Następnie strona zostanie odświeżona wyświetlając wszystkie wiadomości powiązane z danym pracownikiem. Aby zobaczyć zapytania wysyłane do lub przez daną firmę, wybierz jej nazwę z danej listy. Następnie pojawi się strona wyświetlająca wszystkie poszukiwane zapytania.

Jeżeli wybierzesz opcję filtrowania/sortowania wiadomości, będzie ona aktywna, dopóki jej nie wyłączysz, poprzez wybranie ponownie na liście opcji ‘Cały personel’, ‘Wszystkie firmy’ lub ‘Pokaż wszystko’.

Akcja

Tutaj możesz zarówno zapisać jak i usunąć zapytania. Usuwanie umożliwi Ci utrzymanie czystej skrzynki odbiorczej. Standardowo wszystkie zapytania są automatycznie usuwane po upływie 21 dni. Aby zatrzymać zapytanie ofertowe na dłużej, musisz je zapisać. Pamiętaj, że zapisane wiadomości nie będą usuwane, więc możesz je okresowo usuwać sam.

Zachowaj wiadomość

Jeżeli zapiszesz wiadomość, nie zostanie ona automatycznie usunięta po upływie 21 dni. Wybierz ‘Zapisz’ z listy dostępnych opcji, a następnie zaznacz daną wiadomość w skrzynce odbiorczej i kliknij na ‘OK’. Zapisane wiadomości zostaną oznaczone niebieską ikoną po prawej stronie.

Usuń wiadomość

Wybierz ‘Usuń’ z listy, a następnie wskaż dane zapytanie ofertowe w skrzynce odbiorczej i kliknij na ‘OK’. Pamiętaj, że inne firmy wciąż mogą odpowiedzieć na Twoją wiadomość, jednak będzie ona oznaczona jako usunięta w dalszej komunikacji. W tym wypadku wiadomość ta zostanie automatycznie przywrócona.

Przenieś do

Ta opcja jest użyteczna jeżeli masz dużą ilość zapytań ofertowych oraz kilku użytkowników w Twojej firmie. Zapytania mogą być przesyłane między poszczególnymi użytkownikami, klikając na opcję ‘Przenieś do’ z listy ‘Akcja’. Następnie wybierz danego użytkownika z listy ‘Przenieś do’, zaznacz ikony z wybranymi wiadomościami i następnie kliknij na ‘OK’. Pamiętaj, że lista ‘przenieś do’ jest aktywna tylko wtedy, gdy ikona ‘Akcja’ ma wybraną opcję ‘przenieś do’. Możesz następnie skorzystać z listy ‘Sortuj według’, aby zobaczyć zapytania przypisane danym użytkownikom. Aby dodać nowych użytkowników udaj się na stronę ‘Twoje konto’ a następnie ‘Zarządzaj użytkownikami’.

Wyślemy wycenę faksem lub pocztą e-mail

Ta opcja informuje firmę, iż skontaktujesz się z nimi w danej sprawie bezpośrednio, bez korzystania z systemu BearingNet.

Automatyczne przesyłanie wiadomości do Użytkowników

Kiedy Twoje konto zostało założone po raz pierwszy, jeden z użytkowników został wybrany jako osoba kontaktowa w sprawach sprzedaży. Aby zobaczyć kto jest odpowiedzialny za dany kraj czy firmę, kliknij na link ‘Sprzedaż-ustawienia kontaktu’, znajdujący się na górnej części strony, lub kliknij na ‘Twoje konto’ i następnie wybierz ’Sprzedaż-ustawienia kontaktu’. To pokaże Ci dane osoby, odpowiedzialnej za otrzymywanie zapytań ofertowych od każdej firmy znajdującej się na BearingNet. Lista wyświetlona jest w porządku alfabetycznym według nazwy firmy, ale możesz kliknąć na link u góry, aby wyświetlić firmy według kraju pochodzenia.

Możesz przydzielić dowolnemu użytkownikowi zapytania ofertowe, przychodzące od danej firmy, regionu lub kraju.

Aby dany użytkownik był odpowiedzialny za korespondencję i zapytania ofertowej z danej firmy, wybierz go z listy klikając na ‘Wybierz Użytkownika’, a następnie zaznacz daną nazwę firmy i kliknij ‘OK’ na dole strony.

Aby sprawić by dany użytkownik otrzymywał zapytania ofertowe z danego kraju czy regionu, kliknij na link ‘Wybierz według kraju’, a strona wyświetli wszystkie kraje oraz regiony ułożone w porządku alfabetycznym. Link zamieni się wówczas na ‘Wybierz według firmy’, abyś mógł powrócić do listy firm. Możesz przeglądać listę z danymi krajami klikając na litery znajdujące się na dole lub na górze strony.

Następnie wybierz użytkownika z listy, zaznacz ikonę danego regionu lub kraju, a następnie kliknij na ‘OK’. Pamiętaj,że będziesz mógł wybrać jedynie kraje lub firmy zarejestrowane na BearingNet w danym czasie. Firmy, które dołączą później będą musiały być dodane przez użytkownika, chyba że utworzono już zasadę w sekcji ‘Zasady’ ‘Szczegóły kontaktu sprzedażowego’ na ‘Twoje Konto’, co w tym przypadku spowoduje, że ta zasada automatycznie doda wszystkie nowe firmy, które dołączą do systemu.

Ustawienia Użytkownika

Każdy użytkownik może zmienić ustawienia dotyczące zapytań klikając na ‘Ustawienia użytkownika’ w sekcji ‘Twoje konto’. Tutaj możesz wskazać czy chcesz otrzymywać wiadomości e-mail związane z ‘Nowymi zapytaniami’, ‘Odpowiedziami’ i ‘Nie można dostarczyć’, oraz czy chcesz wyświetlić ekran ‘Pokaż ekran potwierdzenia zapytania ofertowego’ (użyteczne w przypadku potrzeby drukowania).

Opcja ‘Rodzaj powiadomienia’ pozwala Ci zadecydować, czy chcesz otrzymywać krótką wiadomość e-mail z informacją, że w systemie BearingNet pojawiły się nowe zapytania ofertowe, które powinieneś zobaczyć (‘Wyślij powiadomienie pocztą Email’), lub czy też chcesz otrzymać pełny e-mail ze szczegółami zapytania ofertowego na BearingNet (‘Wyślij pełne informacje pocztą email ’).