Introduzione

La funzione “Preventivi” ti consente di vedere i dettagli dei preventivi che riguardano la tua azienda e che vengono inviati tramite BearingNet. Per sfruttare appieno il sistema Preventivi dovresti caricare il tuo inventario su BearingNet e assicurarti che sia aggiornato regolarmente. I preventivi si dividono in quelli richiesti alla tua azienda (Vendere) e quelli fatti dalla tua azienda (Acquistare).

L'acquisto e la vendita sono ulteriormente suddivisi in "Posta in arrivo" e "In corso". Puoi rispondere ai preventivi tramite BearingNet e il sistema terrà traccia di tutti i messaggi inviati e ricevuti. Verranno inviate anche e-mail (sebbene gli utenti possano disattivare questa funzione). A utenti specifici della tua azienda possono anche essere assegnati preventivi per determinate aziende e paesi. Ad esempio, potresti avere un account utente impostato per ricevere preventivi da tutte le aziende in Europa o da tutte le aziende che iniziano con la lettera "A".

Per visualizzare le quotazioni, fare clic su "Preventivi" e verrà visualizzata la pagina dei preventivi. Quando visiti per la prima volta la pagina Preventivi ti mostrerà tutte le nuove richieste che hai ricevuto, un po' come la tua casella di posta elettronica. Se non hai caricato alcun inventario, questa casella di posta sarà sempre vuota. L'intestazione "Posta in arrivo richieste" sotto "Vendita" è evidenziata per indicare che è selezionata. Eventuali richieste di preventivo effettuate dalla tua azienda nella pagina di ricerca verranno visualizzate nella parte "Acquisti". Tutte le richieste non lette sono visualizzate in grassetto.

Se hai selezionato "Invia tutti i preventivi via fax o e-mail" nella sezione "Impostazioni azienda" di "Il tuo account", tutti i preventivi ti verranno inviati via e-mail e saranno inclusi nella sezione "In corso" del sistema di preventivi. Queste non contano come "Nuove richieste", pertanto la casella "Nuove richieste" nella schermata di benvenuto mostrerà sempre zero.

Il sistema “Preventivi” è stato progettato per funzionare in automatico con l'utente loggato. Si prega di consultare la sezione intitolata "Trasferimento automatico di preventivi agli utenti".

Nell'immagine sopra è stato selezionato "Vendita in corso". Questo mostra tutte le richieste in corso (comprese quelle nuove e salvate) che altre aziende ti hanno richiesto. Tieni presente che ogni preventivo è etichettato come "Vendita" e la parola "A" viene visualizzata prima del nome dell'azienda. Qualsiasi preventivo elencato sul lato "Acquisto" avrà l'etichetta "Acquisto" prima del numero del pezzo e "Da" prima del nome dell'azienda. Fare clic su una delle 5 intestazioni per visualizzare la pagina come segue:

• Posta in arrivo richieste: visualizza le richieste di quotazioni per le scorte che stai elencando (ad esempio, gli articoli che stai vendendo)
• Vendita in corso: visualizza le richieste in corso, comprese le richieste nuove e salvate (tutto ciò che stai vendendo)
• Mostra tutto: Visualizza tutte le richieste fatte e tutte le quotazioni fatte dalla tua azienda.
• Posta in arrivo preventivi: visualizza le risposte alle tue richieste di preventivo da altre aziende (ad esempio, articoli che stai acquistando). Questo potrebbe essere un preventivo o il venditore che chiede maggiori informazioni.
• Acquisto in corso: visualizza le quotazioni in corso, comprese le quotazioni nuove e salvate.

Il numero tra parentesi dopo l'intestazione mostra il numero di preventivi non letti che richiedono un'azione o una risposta. Questi preventivi verranno visualizzati in grassetto fino a quando non si fa clic sul preventivo individuale.

Visualizzazione di un preventivo

Per visualizzare un preventivo, fare clic sul pezzo. Se ti trovi nella "Posta in arrivo richieste" e fai clic sul numero del pezzo, questa sarà una richiesta di preventivo, quindi la pagina verrà visualizzata con l'opzione "Preventivo veloce" selezionata come segue:

Preventivo veloce

Questo è un modo semplice per rispondere a una richiesta di preventivo. Per fare un preventivo veloce, compila le caselle, aggiungi un messaggio se necessario e fai clic su "Invia". Se il tuo account utente è impostato per visualizzare la pagina di conferma (vedi "Impostazioni utente"), il preventivo verrà visualizzato in un formato adatto per la stampa con un pulsante "continua". Tornerai quindi all'elenco dei preventivi. Se l'azienda richiedente ha il proprio account utente configurato per ricevere e-mail per preventivi, gli verrà inviata anche un'e-mail.

Inviare risposta e non in grado di quotare.

Se hai bisogno di maggiori informazioni o desideri parlare del preventivo, puoi fare clic su "Invia risposta". Se non sei in grado di quotare, fai clic su "Non in grado di quotare ". In entrambi i casi puoi solo compilare la casella del messaggio (tutte le altre caselle sono disattivate in quanto non pertinenti) e quindi fare clic su "Invia". Se l'account utente che riceve questo messaggio è impostato per ricevere e-mail per preventivi, verrà inviata anche un'e-mail.

Si invierà preventivo via fax o e-mail

Questa opzione comunica all'azienda che la contatterai separatamente, al di fuori del sistema BearingNet.

Se ti trovi nella "Posta in arrivo preventivo" (Acquisto) e fai clic su un numero di pezzo, la pagina viene visualizzata con una casella di messaggio in cui puoi inviare un messaggio.

Una volta inviato un preventivo rapido (o una risposta), facendo clic sul numero del pezzo verrà visualizzata la pagina con tutti i dettagli del preventivo rapido che è stato fatto in precedenza e una casella di messaggio da compilare. Un elenco di messaggi tra te e l'altra azienda viene visualizzato anche in basso, in ordine di data.

I dettagli della richiesta originale sono visualizzati nella tabella nella parte superiore della pagina. Puoi anche vedere dati sull'altra azienda facendo clic su "Dettagli - Fai clic per ulteriori informazioni". Per nascondere questa casella, fai clic su "Nascondere dettagli".

Fai clic sul pulsante "Indietro" per tornare al punto in cui ti trovavi nell'elenco dei preventivi.

Ricerca di preventivi

Facendo clic sull'intestazione "Cerca preventivi " viene visualizzata una funzione di ricerca. Ciò ti consente di cercare tra tutti i tuoi preventivi un articolo in particolare.

Filtrare per

Per impostazione predefinita, la pagina dei preventivi mostra tutte le nuove richieste per tutti gli account utente della tua azienda e tutte le aziende che hanno inviato richieste. È possibile visualizzare preventivi per un determinato utente o una determinata azienda. Gli elenchi a discesa "Filtrare per" forniscono i nomi dei membri dello staff a cui sono state assegnati dei preventivi e i nomi di tutte le aziende con cui la tua azienda ha preventivi.

Per visualizzare i preventivi di un membro dello staff, seleziona il suo nome dall'elenco a discesa e la pagina si aggiornerà mostrando i suoi preventivi. Per visualizzare i preventivi per un'azienda, seleziona il nome dell'azienda dall'elenco a discesa e verranno visualizzati tutti i preventivi per quella azienda. Dopo aver selezionato qualsiasi filtro, rimarrà fino a quando non lo deselezioni modificando gli elenchi a discesa in "Tutto il personale" e "Tutte le aziende".

Azione

Qui puoi salvare o eliminare preventivi. L'eliminazione ti consente di tenere in ordine la tua casella di posta. Normalmente tutti i preventivi verranno cancellati dopo 21 giorni di inattività. Per conservare un preventivo più a lungo è necessario salvarlo. Tieni presente che i preventivi salvati non verranno eliminati, quindi potresti voler eliminare periodicamente i preventivi salvati

Salvare

Salvare un preventivo ne impedirà l'eliminazione automatica dopo 21 giorni di inattività. Seleziona "Salva" dall'elenco a discesa, quindi seleziona la casella accanto al preventivo pertinente e fai clic su "OK". I preventivi salvati mostreranno allora un'icona a forma di disco blu sul lato destro.

Eliminare

Seleziona "Eliminare" dall'elenco a discesa, quindi seleziona la casella accanto al preventivo pertinente e fai clic su "OK". Tieni presente che l'altra azienda può ancora rispondere alla tua discussione (sebbene sia contrassegnata come eliminata), nel qual caso il preventivo si riaprirà automaticamente.

Trasferire a

Questo è utile se hai molti preventivi e diversi utenti nella tua azienda. I preventivi possono essere trasferiti tra utenti selezionando "Trasferisci a" dall'elenco a discesa "Azione", dopo selezionando l'utente pertinente nell'elenco a discesa "Trasferisci a", selezionando la casella o le caselle accanto al preventivo pertinente e quindi facendo clic su 'OK'. Tieni presente che l'elenco a discesa "Trasferisci a" è attivo solo quando la casella "Azione" ha "trasferisci a" selezionato. È quindi possibile utilizzare gli elenchi a discesa "Filtrare per" per visualizzare i preventivi assegnati a vari utenti.

Si invierà preventivo via fax o e-mail

Questa opzione comunica all'azienda che la contatterai separatamente, al di fuori del sistema BearingNet.

Trasferimento automatico dei preventivi agli utenti

Quando il tuo account BearingNet è stato originariamente impostato, un utente sarà stato impostato come attuale contatto di vendita. Per vedere chi è responsabile per quale azienda o paese, fai clic sul link "Impostazioni contatto vendite" nella parte superiore della pagina oppure fai clic sulla scheda "Il tuo account" e seleziona "Impostazioni contatto vendite". Questo ti mostrerà chi è il contatto nella tua azienda per ricevere preventivi per ogni azienda elencata su BearingNet. Viene visualizzato in ordine alfabetico per azienda, ma è possibile fare clic sul collegamento in alto per visualizzarlo per paese.

È possibile assegnare a un utente la ricezione di preventivi da una specifica azienda, regione o paese.

Per assegnare a un utente la responsabilità dei preventivi di una determinata azienda, selezionare l'utente a cui si desidera assegnare i preventivi dall'elenco a discesa "Selezionare un utente", quindi seleziona la casella accanto al nome dell'azienda e fai clic su "OK" in fondo alla pagina.

Per fare in modo che un utente riceva preventivi da una regione o da un paese, fai clic sul link "Selezionare per paese" e la pagina verrà visualizzata con le regioni e i paesi elencati in ordine alfabetico. Poi il link cambierà a "Selezionare per azienda" in modo da poter tornare all'elenco delle aziende. È possibile sfogliare i paesi facendo clic sulle lettere nella parte superiore o inferiore della pagina: quindi selezionare l'utente dall'elenco a discesa, selezionare la casella accanto alla regione o al paese richiesto e fare clic su "OK". Si prega di notare che questo imposterà solo aziende o paesi su BearingNet in quel momento. Tutte le aziende che successivamente si uniranno a BearingNet dovranno essere aggiunte dall'utente, a meno che tu non abbia già stabilito la regola nella sezione "Regole" "Dettagli contatto vendite" del tuo account, nel qual caso la regola si applicherà automaticamente a tutte le nuove aziende che si uniranno.

Impostazioni utente

Ogni utente può anche modificare alcune impostazioni del preventivo selezionando "Impostazioni utente" nella scheda "Il tuo account". Qui puoi selezionare se ricevere e-mail per "Nuove richieste", "Risposte" e "Impossibile fornire" e se desideri "Mostrare la schermata di conferma del preventivo" (utile per la stampa).

Il "livello di notifica" ti consente di decidere se ricevere una breve e-mail che ti informa che ci sono richieste nel sistema BearingNet da esaminare (e-mail di notifica) o ricevere un'e-mail completa con i dettagli del preventivo (e-mail con dettagli completi).