Introdução

A função “Cotações” permite que você veja detalhes das cotações envolvendo a sua empresa que são enviadas através de BearingNet. Para fazer pleno uso do sistema de cotações, você deve ter o seu inventário carregado em BearingNet e certificar-se de que ele seja atualizado regularmente. As cotações são divididas entre as consultas solicitadas à sua empresa (Vendas) e as feitas pela sua empresa (Compras).

“Compras” e “Vendas” são divididas em 'Caixa de entrada' e 'Em andamento'. Você pode responder as cotações através de BearingNet, e o sistema irá acompanhar todas as mensagens enviadas e recebidas. E-mails também serão enviados (embora os usuários possam desativar esse recurso). Usuários específicos na sua empresa também podem receber cotações para determinadas empresas e países. Por exemplo, você pode ter uma conta de usuário configurada para receber cotações de todas as empresas da Europa ou de todas as empresas que começam com a letra 'A'.

Para ver as cotações, clique em 'Cotações' e a página de cotações será exibida. Quando você visita a página de Cotações pela primeira vez, ela mostra todas as novas consultas recebidas, como se fosse a sua caixa de entrada de e-mail. Se você não tiver nenhum inventário carregado, esta caixa de entrada estará sempre vazia. O cabeçalho 'Caixa de entrada de consultas' em 'Vendas' é destacado para mostrar que está selecionado. Qualquer solicitação de cotação feita por sua empresa na página de Pesquisa aparecerá no lado ‘Compras’. As consultas não lidas são exibidas em negrito.

Se você selecionou 'Enviar todas as cotações por fax ou e-mail' na seção 'Configurações da empresa' de 'A sua conta', todas as cotações serão enviadas a você por e-mail e incluídas na seção 'Em andamento' do sistema de cotações. Estas não contam como 'Novas consultas', portanto, a caixa 'Novas consultas' na sua tela de boas-vindas sempre mostrará zero.

O sistema de Cotações foi desenvolvido para funcionar automaticamente com o usuário que está conectado. Consulte a seção "Transferir cotações automaticamente para usuários".

Na imagem acima, 'Venda em andamento' foi selecionado. Isso exibe todas as consultas em andamento (incluindo novas e guardadas) que outras empresas lhe solicitaram. Observe que cada cotação é rotulada como 'Vender' e a palavra 'Para' é exibida antes do nome da empresa. Toda cotação listada no lado 'Comprar' terá o rótulo 'Comprar' antes do número da peça e 'De' antes do nome da empresa. Clique em qualquer um dos 5 cabeçalhos para exibir a página da seguinte maneira:

• Caixa de entrada de consultas: exibe solicitações de cotações no estoque que você está listando (ou seja, itens que você está vendendo)
• Venda em andamento: exibe consultas em andamento, incluindo consultas novas e salvas (tudo o que você está vendendo)
• Mostrar tudo: exibe todas as consultas e cotações feitas por sua empresa.
• Caixa de entrada de cotações: exibe as respostas às suas solicitações de cotação de outras empresas (ou seja, itens que você está comprando). Pode ser uma cotação ou o vendedor solicitando mais informações.
• Compra em andamento: exibe cotações em andamento, incluindo cotações novas e salvas.

O número entre colchetes após o cabeçalho mostra o número de cotações não lidas que requerem uma ação ou resposta. Estas cotações serão exibidas em negrito até que você clique na cotação individual.

Visualizar uma cotação

Para visualizar uma cotação, clique na peça. Se você estiver na 'Caixa de entrada de consultas' e clica no número da peça, isso será uma solicitação de cotação para que a página seja exibida com a opção 'Cotação rápida' selecionada da seguinte forma:

Cotação rápida

Esta é uma maneira fácil de responder a um pedido de cotação. Para fazer uma cotação rápida, preencha as caixas, adicione uma mensagem, se necessário, e clique em 'Enviar'. Se a sua conta de usuário estiver configurada para exibir a página de confirmação (veja 'Configuração do usuário'), a cotação será exibida em um formato adequado para impressão com um botão 'Continuar'. Em seguida, você retornará à lista de cotações. Se a empresa solicitante tiver a sua conta de usuário configurada para receber e-mails de cotações, um e-mail também ser-lhe-á enviado.

Enviar resposta e não é possível fazer cotação.

Se precisar de mais informações ou quiser discutir a cotação, clique em 'Enviar resposta'. Se não conseguir fazer cotação, clique em ‘Não é possível fazer cotação’. Em ambos os casos, você pode só preencher a caixa de mensagem (todas as outras caixas estão esmaecidas porque não são relevantes) e clicar em 'Enviar'. Se a conta do usuário que recebe esta mensagem estiver configurada para receber e-mails para cotações, um e-mail também será enviado.

Se enviará cotação por fax ou e-mail

Esta opção informa à empresa que você os contatará separadamente, fora do sistema BearingNet.

Se você estiver na 'Caixa de entrada de cotações' (Comprar) e clica em um número de peça, a página será exibida com uma caixa de mensagem para você enviar uma mensagem.

Depois que uma cotação rápida (ou uma resposta) for postada, clicar no número da peça fará com que a página seja exibida com todos os detalhes da cotação rápida feita anteriormente e uma caixa de mensagem para você preencher. Uma lista de mensagens entre você e a outra empresa também é exibida na parte inferior, em ordem de data.

Os detalhes da consulta original são exibidos na tabela na parte superior da página. Você também pode ver detalhes sobre a outra empresa clicando em ‘Detalhes – Clique para saber mais’. Para ocultar esta caixa, clique em 'Ocultar detalhes'.

Clique no botão 'Voltar' para voltar para onde você estava na lista de cotações.

Pesquisa de cotações

Clicar no cabeçalho 'Pesquisa de cotações' revela um recurso de pesquisa. Isso permite que você pesquise todas as suas cotações para um determinado item.

Filtrar por

O padrão da página de cotações é mostrar todas as novas consultas para todas as contas de usuário da sua empresa e todas as empresas que enviaram consultas. Você pode exibir cotações para um determinado usuário ou uma determinada empresa. As listas suspensas 'Filtrar por' fornecem nomes de membros da equipe que têm cotações atribuídas a eles e nomes de todas as empresas com as quais a sua empresa possui cotações.

Para exibir cotações para um membro da equipe, selecione seu nome na lista suspensa e a página será atualizada com as cotações exibidas. Para visualizar as cotações de uma empresa, selecione o nome da empresa na lista suspensa e todas as cotações dessa empresa serão exibidas. Depois de selecionar qualquer filtragem, ela permanecerá até que você a desmarque, alterando as listas suspensas de volta para 'Todos os empregados' e 'Todas as empresas'.

Ação

Aqui você pode salvar ou excluir cotações. A exclusão permite que você mantenha a sua caixa de entrada organizada. Normalmente todas as cotações serão eliminadas após 21 dias de inatividade. Para manter uma cotação por mais tempo, você precisa salvá-la. Observe que as cotações salvas não serão excluídas, portanto, você pode excluir periodicamente as cotações salvas.

Salvar

Salvar uma cotação impedirá que ela seja excluída automaticamente após 21 dias de inatividade. Selecione 'Salvar' na lista suspensa e, em seguida, marque a caixa ao lado da cotação relevante e clique em 'OK'. As cotações salvas mostrarão um ícone de disco azul no lado direito.

Eliminar

Selecione 'eliminar' na lista suspensa e, em seguida, marque a caixa ao lado da cotação relevante e clique em 'OK'. Observe que a outra empresa ainda pode responder à sua discussão (embora esteja marcada como excluída), caso em que a cotação será reaberta automaticamente.

Transferir para

Isso é útil se você tiver muitas cotações e vários usuários na sua empresa. As cotações podem ser transferidas entre usuários selecionando 'Transferir para' na lista suspensa 'Ação', selecionando o usuário relevante na lista suspensa 'Transferir para', marcando a(s) caixa(s) ao lado da(s) cotação(ões) relevante(s) e clicando em 'OK'. Observe que a lista suspensa 'transferir para' só está ativa quando a caixa 'Ação' tiver 'transferido para' selecionada. Você pode usar as listas suspensas 'Filtrar por' para ver as cotações atribuídas a vários usuários.

Esta opção informa à empresa que você os contatará separadamente, fora do sistema BearingNet.

Transferência automática de cotações para usuários

Quando a sua conta BearingNet foi originalmente configurada, um usuário foi configurado como o contato de vendas atual. Para ver quem é responsável por qual empresa ou país, clique no link 'Configuração de contato de vendas' na parte superior da página ou clique na guia 'A sua conta' e selecione ' Configuração de contato de vendas'. Isso mostrará quem é o contato na sua empresa para receber cotações de cada empresa listada em BearingNet. É exibido em ordem alfabética por empresa, mas você pode clicar no link na parte superior para exibir por país.

Você pode designar um usuário para receber cotações de uma empresa, região ou país específico.

Para designar um usuário como responsável pelas cotações de uma determinada empresa, selecione o usuário ao qual deseja atribuir as cotações na lista suspensa 'selecionar um usuário', marque a caixa ao lado do nome da empresa e clique em 'OK' na parte inferior da página.

Para fazer com que um usuário receba cotações de uma região ou país, clique no link 'Selecionar por país' e a página será exibida com regiões e países listados em ordem alfabética. O link mudará para 'selecionar por empresa' para que você possa retornar à lista de empresas. Você pode percorrer os países clicando nas letras na parte superior ou inferior da página: a seguir, selecione o usuário na lista suspensa, marque a caixa pela região ou país desejado e clique em 'OK'. Observe que isso definirá apenas empresas ou países em BearingNet naquele momento. Quaisquer empresas que se juntem posteriormente a BearingNet precisarão ser adicionadas pelo usuário, a menos que você já tenha estabelecido a regra na seção 'Regras' 'Detalhes de contato de vendas' de sua conta, caso em que a regra se aplicará automaticamente a todas as novas empresas que juntar.

Configuração do usuário

Cada usuário também pode alterar algumas configurações de cotação selecionando 'Configurações do usuário' na guia 'A sua conta'. Aqui você pode selecionar se deseja receber e-mails para 'Novas consultas', 'Respostas' e 'Não pode fornecer' e se deseja 'mostrar a tela de confirmação de cotação' (útil para impressão).

O 'nível de notificação' permite que você decida se deseja receber um breve e-mail informando que há consultas no sistema BearingNet para você consultar (Enviar uma notificação por e-mail) ou receber um e-mail completo com detalhes da cotação (E-mail com detalhes completos).