Introduction

La fonction « Devis » vous permet d'afficher les détails des devis liés à votre entreprise et envoyés via BearingNet. Pour tirer le meilleur parti du système de devis, vous devez télécharger votre inventaire sur BearingNet et vous assurer qu'il est mis à jour régulièrement. Les « Devis » sont divisées en demandes qui ont été adressées à votre entreprise (Vente) et celles qui ont été créées par votre entreprise (Achat).

Achats et Ventes sont ensuite divisés en « Réception » et « En cours ». Vous pouvez répondre aux devis via BearingNet, le système conservera un enregistrement de tous les messages envoyés et reçus. Des courriels sont également envoyés (bien que les utilisateurs puissent désactiver cette fonction s'ils le souhaitent). Les devis pour des entreprises et des pays spécifiques peuvent également être attribuées à des utilisateurs spécifiques de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez configurer un utilisateur pour recevoir tous les devis des entreprises en Europe ou de toutes les entreprises dont le nom commence par « A ».

Pour afficher les devis, cliquez sur « Devis » et la page « Devis » s'affichera. Lorsque vous visitez la page « Devis » pour la première fois, vous verrez toutes les nouvelles demandes que vous avez reçues, comme dans votre boîte de réception. Si vous n'avez téléchargé aucun inventaire, cette boîte de réception sera toujours vide. L'en-tête « Demandes reçues » sous « Ventes » est mis en surbrillance pour indiquer qu'il est sélectionné. Les demandes de devis faites par votre entreprise apparaîtront sous « Achat » sur la page de recherche. Toutes les demandes non lues sont affichées en gras.

Si vous avez sélectionné « Envoyer tous les devis par fax ou email » dans la section « Paramètres de l'entreprise » de « Votre compte », tous les devis vous seront envoyés par e-mail et inclus dans la section « en cours »du système de devis. Elles ne sont pas considérées comme de « Nouvelles demandes » et, par conséquent, la boîte de réception des « Nouvelles demandes » sur votre écran d'accueil sera toujours à zéro.

Le système « Devis » est conçu pour toujours fonctionner automatiquement avec l'utilisateur connecté. Veuillez lire plus en détail sous la section « Transférer automatiquement devis automatiquement aux utilisateurs ».

Dans la figure ci-dessus, « Vente en cours » a été sélectionné. Ci-dessous se trouvent toutes les demandes en cours (y compris les demandes nouvelles et enregistrées) que vous avez reçues d'autres entreprises. Veuillez noter que chaque devis est marqué « Vente », « À » est affiché avant le nom de l'entreprise. Tous les devis répertoriés sous « Achat » sont fournies avec « Achat » devant le numéro d'article et « De » devant le nom de l'entreprise. Cliquez sur l'un des 5 titres pour voir :

• Demandes reçues : Affiche les « Demandes de devis » pour l'inventaire que vous répertoriez (c'est-à-dire les articles que vous vendez)
• Vente en cours : Affiche toutes les demandes en cours, y compris les demandes nouvelles et enregistrées (toutes liées à vos ventes)
• Montrez tous : Affiche toutes les demandes adressées à votre entreprise et toutes les offres faites par votre entreprise
• Boite de réception des devis : Affiche les réponses à vos Demandes de devis d'autres entreprises (c'est-à-dire les articles que vous achetez). Cela pourrait être un devis, ou le vendeur pourrait demander plus d'informations.
• Achat en cours : Affiche tous les dev8s en cours, y compris les devis nouveaux et enregistrés.

Le nombre entre parenthèses après le titre indique le nombre de devis non lus nécessitant une action ou une réponse. Ces devis sont affichés en gras jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'offre spécifique.

Afficher un devis

Pour voir un devis, cliquez sur le numéro de l'article. Si vous êtes dans « Demandes reçues » et que vous cliquez sur le numéro de l'article, il s'agira d'une demande de devis, donc la page sera sélectionnée avec l'option « Devis rapide » sélectionnée, comme suit :

Devis rapide

C'est un moyen facile de répondre aux demandes de devis. Pour un devis rapide, remplissez les champs, ajoutez un message si vous le souhaitez et cliquez sur « Envoyer ». Si votre compte utilisateur est configuré pour « Afficher l'écran de confirmation de devis » (voir « Paramètres de l'utilisateur »), les devis seront affichés dans un format imprimable avec un bouton « Continuer ». Vous reviendrez alors à la liste des devis. Si l'entreprise à l'origine de la demande a configuré ses comptes d'utilisateurs pour « Recevoir des e-mails pour des devis », des courriels seront également envoyés à ces entreprises.

Publier une réponse et Devis ne peut pas être fourni.

Si vous avez besoin de plus d'informations ou souhaitez discuter un devis, vous pouvez cliquer sur « Publier une réponse ». Si vous ne parvenez pas à faire un devis, cliquez sur « Devis ne peut pas être fourni ». Dans les deux cas, vous pouvez remplir uniquement le champ du message si vous le souhaitez (les autres champs sont grisés car non pertinents), puis cliquez sur « Envoyer ». Si l'entreprise à laquelle le message est adressé a configuré ses comptes d'utilisateurs pour « Recevoir des e-mails pour des devis », des courriels seront également envoyés à ces entreprises.

Devis sera envoyé par fax ou par e-mail

Avec cette option, vous pouvez informer l'entreprise demandeuse que vous la contacterez en dehors du système de BearingNet.

Si vous êtes dans « Boite de réception des devis » (achat) et que vous cliquez sur un numéro d'article, une boîte de message vous sera présentée afin que vous puissiez envoyer un message.

Lorsqu'un devis rapide (ou une réponse) est envoyé, en cliquant sur le numéro d'article, vous pouvez afficher les détails de tout devis rapide créé précédemment, ainsi qu'une boîte de message à remplir. De même, ci-dessous, vous verrez une liste des messages échangés entre vous et l'autre entreprise, par ordre chronologique.

Les détails de la demande initiale sont répertoriés dans le tableau en haut de la page. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur l'autre entreprise en cliquant sur « Détails - Cliquer ici pour plus d'informations ». Pour masquer ce champ, cliquez sur « Cacher détails ».

Cliquez sur le bouton « Précédent » pour revenir à votre point de départ initial sur la liste des devis.

Rechercher de devis

En cliquant sur «Rechercher de devis », vous avez accès à une fonction de recherche. Cela vous permet de rechercher tous vos devis pour un article spécifique.

Filtrez par

Par défaut, la page « Devis » est configurée pour afficher toutes les nouvelles demandes pour tous les comptes d'utilisateurs de votre entreprise et de toutes les entreprises qui ont soumis des demandes. Vous pouvez afficher les devis d'un utilisateur spécifique ou d'une entreprise spécifique. La liste déroulante « Filtrer par » vous montre les noms des employés auxquels des devis ont été attribués et les noms de toutes les entreprises auxquelles votre entreprise a fait des devis.

Pour afficher les devis d'un employé, sélectionnez son nom dans la liste déroulante et la page sera mise à jour avec les devis applicables. Pour afficher les devis d'une entreprise, sélectionnez le nom de l'entreprise concernée dans la liste déroulante et tous les devis de cette entreprise seront affichés. Les filtres restent définis jusqu'à ce que vous les désactiviez à nouveau dans la liste de sélection en réinitialisant sur « Toute l'équipe » et « Toutes les entreprises ».

Action

Ici, vous pouvez sauvegarder ou supprimer des devis. Supprimer garde votre boîte de réception en ordre. Normalement, tous les devis sont supprimés après 21 jours d'inactivité. Pour conserver un devis plus longtemps, vous devez le sauvegarder Veuillez noter que les devis sauvegardés ne seront pas supprimés.

Sauvegarder

Avec « Sauvegarder », un devis n'est pas automatiquement supprimé après 21 jours d'inactivité. Cliquez sur « Sauvegarder » dans la liste déroulante, cochez la case du devis correspondant et cliquez sur « OK ». Les devis sauvegardés sont affichés avec une icône de disque sur la droite.

Supprimer

Cliquez sur « Supprimer » dans la liste déroulante, cochez la case du devis correspondant et cliquez sur « OK ». Veuillez noter que l'entreprise partenaire peut toujours répondre à vos conversations (bien que le devis soit marqué comme supprimée). Dans ce cas, le devis sera automatiquement réactivé.

Transférer à

Cette fonctionnalité est utile lorsque vous avez de nombreux devis et plusieurs utilisateurs dans votre entreprise. Avec « Transférer à » dans la liste de sélection « Action », les devis peuvent être transférés entre les utilisateurs. Sélectionnez ensuite l'utilisateur approprié dans la liste de sélection « Transférer à », cochez les cases des devis applicables et cliquez sur « OK ». Veuillez noter que la liste de sélection « Transférer à » n'est activée que si « Transférer à » a été sélectionné dans « Action ». Vous pouvez sélectionner « Filtrer par » dans les listes déroulantes pour afficher les devis qui ont été attribués à des utilisateurs spécifiques.

Devis sera envoyé par fax ou par e-mail

Avec cette option, vous pouvez informer l'entreprise demandeuse que vous la contacterez en dehors du système de BearingNet.

Transférer des devis automatiquement aux utilisateurs

Lors de la configuration initiale de votre compte BearingNet, un utilisateur est marqué comme contact commercial actuel. Pour savoir qui est responsable de quelle entreprise ou de quel pays, cliquez sur le lien « Paramétrage personne de contact » vente en haut de la page ou cliquez sur l'onglet « Votre compte », puis sélectionnez « Paramétrage personne de contact ». Ça vous montre qui est la personne de contact dans votre entreprise pour recevoir des devis pour chaque entreprise répertoriée sur BearingNet. Ceci est affiché par ordre alphabétique des sociétés, mais vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessus pour afficher par pays.

Vous pouvez faire correspondre les devis entrants à un utilisateur par entreprise, région ou pays spécifique.

Pour désigner un utilisateur comme responsable des devis d'une entreprise spécifique, sélectionnez l'utilisateur souhaité dans la liste déroulante « Sélectionner un utilisateur », cochez la case à côté du nom de l'entreprise et cliquez sur « OK » en bas de la page.

Pour que les devis d'une région ou d'un pays soient attribués à un utilisateur spécifique, cliquez sur le lien « Choisir par pays » et la page répertoriera les régions et les pays par ordre alphabétique. Le lien se changera alors en « Choisir par entreprise » pour vous ramener à la liste des entreprises. Vous pouvez faire défiler les pays en cliquant sur les lettres en haut ou en bas de la page. Sélectionnez ensuite l'utilisateur dans la liste déroulante, cochez la case en regard de la région ou du pays souhaité, puis cliquez sur « OK ». Veuillez noter que cette fonctionnalité ne fonctionnera que pour les entreprises ou les pays actuellement disponibles sur BearingNet. Les entreprises rejoignant BearingNet ultérieurement doivent être associées à l'utilisateur séparément, sauf si vous avez déjà défini la règle sous « Règles » « Coordonnées du contact commercial » sous « Votre compte ». Dans ce cas, la règle s'appliquera automatiquement à toutes les nouvelles entreprises rejoignant BearingNet.

Paramètres de l'utilisateur

Chaque utilisateur est également autorisé à modifier certains paramètres des offres sous « Paramètres de l'utilisateur » dans votre onglet « Votre compte ». Ici, vous pouvez choisir si vous souhaitez recevoir des courriels pour « Nouvelles demandes », « Réponses » et « Ne peut fournir » et si vous souhaitez « Afficher l'écran de confirmation de devis » (utile pour l'impression).

Le « Niveau de notification » vous permet de choisir si vous souhaitez recevoir une courte notification par courriel indiquant que vous avez des demandes à examiner sur BearingNet (notification par e-mail), ou si vous souhaitez recevoir un courriel complet avec détails du devis (détails complets par courriel).