Introducción

La función Cotizaciones le permite ver los detalles de las cotizaciones que involucran a su empresa y que se envían a través de BearingNet. Para hacer un uso completo del sistema de Cotizaciones, debe tener su inventario cargado en BearingNet y asegurarse de que se actualice regularmente. Las cotizaciones se dividen en aquellas consultas solicitadas a su empresa (Venta) y las realizadas por su empresa (Compra).

Las compras y las ventas se dividen además en 'Bandeja de entrada' y 'En curso'. Puede responder a las cotizaciones a través de BearingNet y el sistema realizará un seguimiento de todos los mensajes enviados y recibidos. También se enviarán correos electrónicos (aunque puede ser que los usuarios desactiven esta función). A usuarios específicos de su empresa también se les pueden asignar cotizaciones para ciertas empresas y países. Por ejemplo, puede tener una cuenta de usuario configurada para recibir cotizaciones de todas las empresas en Europa, o todas las empresas que comienzan con la letra 'A'.

Para ver las cotizaciones, haga clic en 'Cotizaciones' y se mostrará la página de cotizaciones. Cuando visite la página de Cotizaciones por primera vez, le mostrará toda consulta nueva que haya recibido, como si fuera su bandeja de entrada de correo electrónico. Si no tiene ningún inventario cargado, esta bandeja de entrada siempre estará vacía. El encabezado "Bandeja de entrada de consultas" debajo de "Venta" está resaltado para mostrar que está seleccionado. Toda solicitud de cotización realizada por su empresa en la página de búsqueda se mostrará en el lado "Compra". Las consultas no leídas se muestran en negrita.

Si ha seleccionado "Enviar todas las cotizaciones por fax o correo electrónico" en la sección "Configuración de la empresa" de "Su cuenta", todas las cotizaciones se le enviarán por correo electrónico y se incluirán en la sección "en proceso" del sistema de cotizaciones. Estas no cuentan como "nuevas consultas", por lo tanto, el cuadro de "nuevas consultas" en su pantalla de bienvenida siempre mostrará cero.

El sistema de Cotizaciones ha sido diseñado para trabajar automáticamente con el usuario que está conectado. Consulte la sección titulada"Transferencia automática de cotizaciones a los usuarios".

En la imagen de arriba se ha seleccionado 'Venta en curso'. Esto muestra todas las consultas en curso (incluidas las nuevas y las guardadas) que otras empresas le han solicitado. Tenga en cuenta que cada cotización está etiquetada como "Venta" y la palabra "Para" se muestra antes del nombre de la empresa. Toda cotización que aparezca en el lado "Compra" tendrá la etiqueta "Compra" antes del número de pieza y "De" antes del nombre de la empresa. Haga clic en cualquiera de los 5 encabezados para que la página se muestre de la siguiente manera:

• Bandeja de entrada de consultas: muestra las solicitudes de cotizaciones en stock que está enumerando (es decir, los artículos que está vendiendo)
• Venta en curso: muestra consultas en curso, incluidas consultas nuevas y guardadas (todo lo que está vendiendo)
• Mostrar todo: muestra todas las consultas y todas las cotizaciones realizadas por su empresa.
• Bandeja de entrada de cotizaciones: muestra las respuestas a sus solicitudes de cotizaciones de otras empresas (es decir, artículos que está comprando). Esto podría ser una cotización o el vendedor solicita más información.
• Compra en curso: muestra las cotizaciones en curso, incluidas las cotizaciones nuevas y guardadas.

El número entre paréntesis después del encabezado muestra el número de cotizaciones no leídas que requieren una acción o respuesta. Estas cotizaciones se mostrarán en negrita hasta que haga clic en la cotización individual.

Ver una cotización

Para ver una cotización, haga clic en la pieza. Si está en la "Bandeja de entrada de consultas" y hace clic en el número de pieza, se tratará de una solicitud de cotización, por lo que la página se mostrará con la opción "Cotización rápida" seleccionada de la siguiente manera:

Cotización rápida

Esta es una manera fácil de responder a una solicitud de cotización. Para hacer una cotización rápida, rellene los cuadros, agregue un mensaje si es necesario y haga clic en 'Enviar'. Si su cuenta de usuario está configurada para mostrar la página de confirmación (consulte 'Configuración de usuario'), la cotización se mostrará en un formato adecuado para imprimir con un botón 'continuar'. A continuación, volverá a la lista de cotizaciones. Si la empresa solicitante tiene su cuenta de usuario configurada para recibir correos electrónicos de cotizaciones, también se le enviará un correo electrónico.

Enviar respuesta y no poder cotizar.

Si necesita más información o desea hablar de la cotización, puede hacer clic en 'Enviar respuesta'. Si no puede cotizar, haga clic en "No puedo cotizar". En cualquier caso, solo puede rellenar el cuadro de mensajes (todos los demás cuadros están atenuados porque no son relevantes) y luego haga clic en "Enviar". Si la cuenta de usuario que recibe este mensaje está configurada para recibir correos electrónicos de cotizaciones, también se enviará un correo electrónico.

Se enviará cotización por fax o correo electrónico

Esta opción le dice a la empresa que los contactará por separado, fuera del sistema BearingNet.

Si está en la "Bandeja de entrada de cotizaciones" (Compra) y hace clic en un número de pieza, la página muestra un cuadro de mensaje para que envíe un mensaje.

Una vez que se haya publicado una cotización rápida (o una respuesta), al hacer clic en el número de pieza, se mostrará la página con los detalles de la cotización rápida que se haya realizado previamente y un cuadro de mensaje para que lo rellene. Una lista de mensajes entre usted y la otra empresa también se muestra en la parte inferior, en orden de fecha.

Los detalles de la consulta original se muestran en la tabla en la parte superior de la página. También puede encontrar detalles sobre la otra empresa haciendo clic en "Detalles - haga clic para obtener más información". Para ocultar este cuadro, haga clic en "Ocultar detalles".

Haga clic en el botón "Atrás" para volver a donde estaba en la lista de cotizaciones.

Búsqueda de cotizaciones

Al hacer clic en el encabezado 'Búsqueda de cotizaciones' se revela una función de búsqueda. Esto le permite buscar a través de todas sus cotizaciones un artículo en particular.

Filtrado por

La página de cotizaciones muestra de forma predeterminada todas las consultas nuevas para todas las cuentas de usuario de su empresa y todas las empresas que han enviado consultas. Puede mostrar cotizaciones para un usuario determinado o una determinada empresa. Las listas desplegables "Filtrar por" dan los nombres de los miembros del personal que tienen cotizaciones asignadas y los nombres de todas las empresas con las que su empresa tiene cotizaciones.

Para mostrar cotizaciones para un miembro del personal, seleccione su nombre de la lista desplegable y la página se actualizará mostrando sus cotizaciones. Para ver las cotizaciones de una empresa, seleccione el nombre de la empresa de la lista desplegable y se mostrarán todas las cotizaciones de esa empresa. Una vez que haya seleccionado cualquier filtro, permanecerá hasta que lo deseleccione cambiando las listas desplegables de nuevo a 'Todo el personal' y 'Todas las empresas'.

Acción

Aquí puede guardar o eliminar cotizaciones. Eliminar le permite mantener ordenada su bandeja de entrada. Normalmente, todas las cotizaciones se eliminarán después de 21 días de inactividad. Para conservar una cotización por más tiempo, debe guardarla. Tenga en cuenta que las cotizaciones guardadas no se eliminarán, por lo que es posible que desee eliminar periódicamente las cotizaciones guardadas.

Guardar

Guardar una cotización evitará que se elimine automáticamente después de 21 días de inactividad. Seleccione 'guardar' de la lista desplegable y luego marque la casilla junto a la cotización relevante y haga clic en 'Aceptar'. Las cotizaciones guardadas mostrarán un icono de disco azul en el lado derecho.

Eliminar

Seleccione 'eliminar' de la lista desplegable y luego marque la casilla junto a la cotización relevante y haga clic en 'Aceptar'. Tenga en cuenta que la otra empresa aún puede responder a su discusión (aunque esté marcada como eliminada), en cuyo caso la cotización se volverá a abrir automáticamente.

Transferir a

Esto es útil si tiene muchas cotizaciones y varios usuarios en su empresa. Las cotizaciones se pueden transferir entre usuarios seleccionando 'Transferir a' de la lista desplegable 'Acción', luego seleccionando el usuario relevante en la lista desplegable 'Transferir a', marcando la(s) casilla(s) junto a la(s) cotización(es) relevante(s) y luego haciendo clic en 'Aceptar'. Tenga en cuenta que la lista desplegable "Transferir a" solo está activa cuando el cuadro "Acción" tiene "transferido a" seleccionado. Luego puede usar las listas desplegables 'Filtrar por' para ver las cotizaciones asignadas a varios usuarios.

Se enviará cotización por fax o correo electrónico

Esta opción le dice a la empresa que Usted los contactará por separado, fuera del sistema BearingNet.

Transferencia automática de cotizaciones a los usuarios

Cuando su cuenta de BearingNet se configuró originalmente, se habrá configurado un usuario como contacto de ventas actual. Para ver quién es responsable para qué empresa o país, haga clic en el enlace 'Configuración de contacto de ventas' en la parte superior de la página o haga clic en la pestaña 'Su cuenta' y luego seleccione 'Configuración de contacto de ventas'. Esto le mostrará quién es el contacto en su empresa para recibir cotizaciones para cada empresa que figura en BearingNet. Se muestra en orden alfabético por empresa, pero puede hacer clic en el enlace en la parte superior para mostrar por país.

Puede asignar un usuario para recibir cotizaciones de una empresa, región o país específico.

Para asignar un usuario para que sea responsable de las cotizaciones de una empresa en particular, seleccione el usuario al que desea asignar las cotizaciones de la lista desplegable 'Seleccionar un usuario', luego marque la casilla junto al nombre de la empresa y haga clic en 'Aceptar' en la parte inferior de la página.

Para hacer que un usuario reciba cotizaciones de una región o país, haga clic en el enlace "Seleccionar por país" y la página mostrará las regiones y los países en orden alfabético. El enlace cambiará para decir "seleccionar por empresa" para que pueda volver a la lista de empresas. Puede navegar por los países haciendo clic en las letras en la parte superior o inferior de la página: luego seleccione el usuario de la lista desplegable, marque la casilla correspondiente a la región o país requerido y haga clic en 'Aceptar'. Tenga en cuenta que esto solo establecerá empresas o países que estén en BearingNet en ese momento. Toda empresa que se una posteriormente a BearingNet deberá ser agregada por el usuario, a menos que ya haya establecido la regla en la sección 'Reglas' 'Datos de contacto de ventas' de “Su cuenta”, en cuyo caso la regla se aplicará automáticamente a todas las nuevas empresas que se unan.

Configuración de usuario

Cada usuario también puede cambiar algunas configuraciones de cotización seleccionando 'Configuración de usuario' en la pestaña 'Su cuenta'. Aquí puede seleccionar si desea recibir correos electrónicos para 'Nuevas consultas', 'Respuestas' y 'No se puede suministrar' y si desea 'Mostrar la pantalla de confirmación de cotización' (útil para imprimir).

El "nivel de notificación" le permite decidir si desea recibir un breve correo electrónico informándole que hay consultas en el sistema de BearingNet para que las consulte (Enviar una notificación por correo electrónico) o recibir un correo electrónico completo con los detalles de la cotización (Enviar por correo electrónico los detalles completos).